Chaque semaine ou chaque mois, votre équipe prépare les mêmes types de courriers : informations clients, factures, rappels ou autres documents personnalisés.
Il faut extraire les données, préparer les fichiers, lancer l’impression et organiser l’envoi. Lorsque ces tâches se répètent, il devient utile d’examiner comment mieux les coordonner.
L’automatisation du courrier professionnel vise à relier vos données et documents numériques à leur préparation physique et à leur expédition. Chez MASTERmail, cette approche se résume ainsi : « Digital in, Paper out ».
Identifiez les courriers qui reviennent régulièrement
Commencez par dresser une liste des envois récurrents de votre entreprise.
Pour chacun, précisez :
- Le document à envoyer.
- La fréquence des envois.
- Le volume habituel et ses variations.
- Les données à personnaliser.
- Les étapes actuellement réalisées par votre équipe.
Cette vue d’ensemble permet de repérer les tâches répétitives et de définir un premier périmètre de travail.
Il n’est pas nécessaire de commencer par tous vos courriers. Un type d’envoi clairement défini permet de discuter plus précisément du processus à organiser.
Examinez vos données et vos documents
L’automatisation dépend notamment de la manière dont vos fichiers sont produits et transmis.
Vos documents sont-ils déjà prêts à imprimer ? Faut-il les personnaliser à partir d’un fichier de données ? Existe-t-il plusieurs modèles ou plusieurs langues ?
Ces questions permettent d’examiner les possibilités techniques avec MASTERmail. Le mode de transmission, les formats et les éventuelles connexions à vos outils doivent être définis selon votre environnement.
Prévoyez les contrôles avant la production
Un processus organisé doit aussi préciser les vérifications et les validations attendues.
Qui approuve le modèle du document ? Comment les modifications sont-elles communiquées ? Que faut-il faire lorsqu’une adresse ou une information manque ?
Définir ces points dès le départ permet d’établir les responsabilités et le déroulement du projet avant sa mise en place.
Reliez le traitement numérique à l’envoi physique
Le fichier numérique constitue le point de départ. Il reste ensuite à imprimer, personnaliser, préparer et expédier les documents.
MASTERmail accompagne les entreprises dans la coordination de ces étapes. Le fonctionnement retenu dépend du type de courrier, des volumes, de la fréquence et des exigences du projet.
L’objectif est de réduire les interventions manuelles convenues et de disposer d’un processus adapté à vos envois récurrents.
Votre entreprise prépare encore ces envois manuellement ?
Présentez-nous un exemple de courrier, sa fréquence et les étapes qui mobilisent votre équipe.
MASTERmail pourra examiner avec vous les possibilités et préparer une proposition adaptée.
Découvrez notre approche de l’automatisation ou contactez MASTERmail pour discuter de vos courriers récurrents.
