Hoe krijg je meer mensen naar je event?

Krijg je ook zoveel uitnodigingen? Voor events, opendeurdagen, recepties, productpresentaties en optredens. Wat doen slimme organisatoren om ervoor te zorgen dat je hun uitnodiging niet vergeet?

Af en toe sta je zelf in de schoenen van de organisator. Je merkt dan meteen dat één keer een mailtje versturen slechts een beperkte respons oplevert. Voorkom dat je ontmoedigd raakt en denkt dat ‘toch niemand geïnteresseerd is’. De werkelijkheid ziet er anders uit: mensen hebben het razend druk in hun eigen wereldje. Gelukkig zijn er middelen om in dat wereldje door te dringen en hun aandacht te trekken voor je event.

1. Til je uitnodiging over vakanties heen

Vakanties bepalen steeds meer het ritme van onze economie en daardoor ook het ritme van ons leven. Er is niet alleen de grote vakantie, die twee maanden duurt en in sommige kringen tot in september nazindert. Daarnaast heb je de herfstvakantie, de kerstvakantie, de krokusvakantie en de paasvakantie.
Zeker als mensen kinderen hebben, stemmen ze hun agenda af op vakanties. Gelukkig kun je er wat aan doen. Kijk maar eens even naar de komende vakantieperiodes in Vlaanderen:

Herfstvakantie: van maandag 31 oktober 2022 tot zondag 6 november 2022
Kerstvakantie: van maandag 26 december 2022 tot zondag 8 januari 2023
Krokusvakantie: van maandag 20 februari 2023 tot zondag 26 Februari 2023
Paasvakantie: van maandag 3 april 2023 tot zondag 16 april 2023
Zomervakantie: van zaterdag 1 juli 2023 tot Donderdag 31 augustus 2023  

2. Plan je uitnodigingstraject 

Herhaling werkt, ook voor uitnodigingen. Maak daarom werk van de planning van je uitnodigingstraject. Het is niet voldoende één keer een save-the-date te mailen en één keer een uitnodiging. Mensen krijgen dagelijks tientallen mailtjes te verwerken en – geloof ons vrij – vaak heerst er chaos in hun mailbox.

Is méér mailen dan de oplossing? Dat kan helpen, maar het komt erop aan je te onderscheiden, eruit te springen, op te vallen. Hoe doe je dat?

3. Stuur een kaart of brief drie maanden vooraf 

Je zult in je uitnodigingstraject altijd een vakantieperiode moeten overwinnen. Zeker als je event in januari/februari of september/oktober plaatsvindt, is het verstandig drie maanden vooraf je doelgroep warm te maken voor je event.

Doe dat niet alleen met mails. Combineer met een kaart of brief, en je kans op succes schiet meteen de hoogte in. Waarom?

Mensen krijgen steeds minder gepersonaliseerde papieren post. Als je een kaart of brief stuurt die verrast, inspireert of charmeert, dan zit je meteen op de juiste golflengte: mensen zullen een directe impuls voelen om zich voor je event in te schrijven.

Vergeet daarom ook niet een landingspagina online te zetten die mensen snel en gemakkelijk kunnen invullen. Een doelgericht uitnodigingstraject is altijd een combinatie van digitaal en analoog.

4. Bevestig met een postkaart 

Je landingspagina zal bij een inschrijving een e-mail genereren om te bevestigen dat iemand zich ingeschreven heeft. Maar zelfs zo’n confirmatiemail garandeert niet dat die persoon daadwerkelijk naar het event zal komen.

Je hebt nog iets méér nodig om hen helemaal over de streep te trekken: stuur een postkaart met bijvoorbeeld een duidelijke timing van het event, een wegbeschrijving of een bon die mensen op het event kunnen verzilveren. Zelfs een streepjescode op de kaart zetten, kan voor sommige toepassingen interessant zijn.

Nog een weetje: een kaart is een handig hulpmiddel voor parkeerwachters. Als mensen op een event toekomen, kunnen ze aan de parkeerwachter de kaart tonen, zodat hij de verkeersstroom in goede banen kan leiden.

5. Bedank achteraf ook met een kaart of brief 

Geslaagd event achter de rug? Denk aan de toekomst, want misschien staan er nog meer events – bijvoorbeeld een reeks seminars – op het programma en wil je er nú voor zorgen dat mensen ernaartoe zullen komen. Stuur de aanwezigen daarom na het event een persoonlijk bedankje in de vorm van een kaart of brief. En waarom niet ook hier de combinatie maken met een bon – bijvoorbeeld voor een tijdelijke korting.

Combineer en heers 

Wil je een event met veel aanwezigen? Dan raden we voor één keer aan: ‘combineer en heers’. Door een uitnodigingstraject op te stellen waarin je efficiënt e-mail en direct marketing combineert. Digitale en analoge communicatie samen versterken de kracht van je uitnodigingen aanzienlijk.

Wil ook jij van je event een succes maken?

Nodig eens een specialist van MASTERmail uit.