Hoe krijg je meer mensen naar je event?
Krijg je ook zoveel uitnodigingen? Voor events, opendeurdagen, recepties, productpresentaties en optredens. Wat doen slimme organisatoren om ervoor te zorgen dat je hun uitnodiging niet vergeet?
Af en toe sta je zelf in de schoenen van de organisator. Je merkt dan meteen dat één keer een mailtje versturen slechts een beperkte respons oplevert. Voorkom dat je ontmoedigd raakt en denkt dat ‘toch niemand geïnteresseerd is’. De werkelijkheid ziet er anders uit: mensen hebben het razend druk in hun eigen wereldje. Gelukkig zijn er middelen om in dat wereldje door te dringen en hun aandacht te trekken voor je event.
1. Til je uitnodiging over vakanties heen
Vakanties bepalen steeds meer het ritme van onze economie en daardoor ook het ritme van ons leven. Er is niet alleen de grote vakantie, die twee maanden duurt en in sommige kringen tot in september nazindert. Daarnaast heb je de herfstvakantie, de kerstvakantie, de krokusvakantie en de paasvakantie.
Zeker als mensen kinderen hebben, stemmen ze hun agenda af op vakanties. Gelukkig kun je er wat aan doen. Kijk maar eens even naar de komende vakantieperiodes in Vlaanderen:
Herfstvakantie: van maandag 31 oktober 2022 tot zondag 6 november 2022
Kerstvakantie: van maandag 26 december 2022 tot zondag 8 januari 2023
Krokusvakantie: van maandag 20 februari 2023 tot zondag 26 Februari 2023
Paasvakantie: van maandag 3 april 2023 tot zondag 16 april 2023
Zomervakantie: van zaterdag 1 juli 2023 tot Donderdag 31 augustus 2023
2. Plan je uitnodigingstraject
Herhaling werkt, ook voor uitnodigingen. Maak daarom werk van de planning van je uitnodigingstraject. Het is niet voldoende één keer een save-the-date te mailen en één keer een uitnodiging. Mensen krijgen dagelijks tientallen mailtjes te verwerken en – geloof ons vrij – vaak heerst er chaos in hun mailbox.
Is méér mailen dan de oplossing? Dat kan helpen, maar het komt erop aan je te onderscheiden, eruit te springen, op te vallen. Hoe doe je dat?
3. Stuur een kaart of brief drie maanden vooraf
Je zult in je uitnodigingstraject altijd een vakantieperiode moeten overwinnen. Zeker als je event in januari/februari of september/oktober plaatsvindt, is het verstandig drie maanden vooraf je doelgroep warm te maken voor je event.
Doe dat niet alleen met mails. Combineer met een kaart of brief, en je kans op succes schiet meteen de hoogte in. Waarom?
Mensen krijgen steeds minder gepersonaliseerde papieren post. Als je een kaart of brief stuurt die verrast, inspireert of charmeert, dan zit je meteen op de juiste golflengte: mensen zullen een directe impuls voelen om zich voor je event in te schrijven.
Vergeet daarom ook niet een landingspagina online te zetten die mensen snel en gemakkelijk kunnen invullen. Een doelgericht uitnodigingstraject is altijd een combinatie van digitaal en analoog.
4. Bevestig met een postkaart
Je landingspagina zal bij een inschrijving een e-mail genereren om te bevestigen dat iemand zich ingeschreven heeft. Maar zelfs zo’n confirmatiemail garandeert niet dat die persoon daadwerkelijk naar het event zal komen.
Je hebt nog iets méér nodig om hen helemaal over de streep te trekken: stuur een postkaart met bijvoorbeeld een duidelijke timing van het event, een wegbeschrijving of een bon die mensen op het event kunnen verzilveren. Zelfs een streepjescode op de kaart zetten, kan voor sommige toepassingen interessant zijn.
Nog een weetje: een kaart is een handig hulpmiddel voor parkeerwachters. Als mensen op een event toekomen, kunnen ze aan de parkeerwachter de kaart tonen, zodat hij de verkeersstroom in goede banen kan leiden.
5. Bedank achteraf ook met een kaart of brief
Geslaagd event achter de rug? Denk aan de toekomst, want misschien staan er nog meer events – bijvoorbeeld een reeks seminars – op het programma en wil je er nú voor zorgen dat mensen ernaartoe zullen komen. Stuur de aanwezigen daarom na het event een persoonlijk bedankje in de vorm van een kaart of brief. En waarom niet ook hier de combinatie maken met een bon – bijvoorbeeld voor een tijdelijke korting.
Combineer en heers
Wil je een event met veel aanwezigen? Dan raden we voor één keer aan: ‘combineer en heers’. Door een uitnodigingstraject op te stellen waarin je efficiënt e-mail en direct marketing combineert. Digitale en analoge communicatie samen versterken de kracht van je uitnodigingen aanzienlijk.
Wil ook jij van je event een succes maken?
Nodig eens een specialist van MASTERmail uit.
Macadam: een gepersonaliseerd postpakket voor werknemers in 22 Europese landen
Na een overname schaalde Macadam haar activiteiten en het aantal werknemers stevig op. Meer dan 200 nieuwe collega’s, actief in zo’n 22 Europese landen, kwamen aan boord. Om hen warm welkom te heten, schakelde Macadam MASTERmail in.
Post mét impact? Ontdek de inspirerende klantencases van MASTERmail
Jouw lezers inspireren én aanzetten tot actie met een krachtige direct mail: dat is het doel van een postcampagne. Als partner in print en post, ondersteunt MASTERmail haar klanten bij het realiseren van toegespitste direct mail campagnes. Ontdek enkele succescases!
Welke garantie heb je dat je mailing is verwerkt en afgegeven bij bpost?
Als direct mail expert garandeert MASTERmail dat je volledige direct mailing is verwerkt en afgegeven bij bpost. Volg de stappen die wij ondernemen om te verzekeren dat jouw post op zijn bestemming aankomt.
Paper is the new gold: 5 takeaways voor Direct Mailing
Direct mailing is een krachtige tool om werknemers, klanten, prospecten of sollicitanten te bereiken én te overtuigen. Maar wat is het geheim achter een succesvolle postcampagne? MASTERmail geeft je 5 takeaways voor direct mailing. Let’s get started!
Ontvang sneller betalingen met minder administratie
Uw fiscale attesten al uitgestuurd?
Boodschap van algemeen nut: nieuwe tarieven en afspraken bij Bpost
3 tips om te besparen op je post
Boost je direct mailcampagne met MASTERmail
MasterSmiles: geschenkdozen die in de brievenbus passen (of net helemaal niet!)
Warm het ja-woord van je lezer op met positieve woorden
E-mailmarketing versus Direct Marketing: de harde waarheid
GDPR en Direct Mailing: 3 kernboodschappen
Verhoog je ROI in direct marketing met A/B-tests
Je mailing laten vertellen in 1-2-3’tjes
Wit scoort altijd in direct mail.
Zet direct mailing centraal in je content marketing
Stop emotie in je Direct Mailing
9 Postkaart-tips